Behandling af persondata i Jorcks Ejendomsselskab

Hos Jorcks Ejendomsselskab (A/S Reinholdt W. Jorck) tager vi beskyttelsen af personoplysninger alvorligt, og vi har derfor vedtaget denne persondatapolitik.

I forbindelse med vores ejendomsforvaltning mv. af egne ejendomme har vi fokus på, om vores ydelser vil omfatte indsamling og behandling af personoplysninger, dvs. om identificerede eller identificerbare fysiske personer. Vi kigger bl.a. på karakteren og omfanget af personoplysninger, kategorier af registrerede personer, selve behandlingen af personoplysninger og formålet hermed, samt hvordan den danske persondatalovgivning opfyldes bedst muligt.

Vi indsamler og behandler derfor kun personoplysninger, der er tilstrækkelige, relevante og begrænset til, hvad der er nødvendigt i forhold til et lovligt fastsat formål, og vi prioriterer at minimere mængden af personoplysninger. Vi kan dog også være forpligtet i henhold til dansk ret til at indsamle og behandle visse personoplysninger.

Vores indsamling og behandling af personoplysninger sker udelukkende i henhold til en kontrakt, et samtykke, en retlig forpligtelse eller grundet andre legitime interesser, og i forbindelse med indsamlingen oplyser vi de registrerede personer herom, bl.a. karakteren og omfanget af de indsamlede personoplysninger og formålet med behandlingen heraf. Vi kontrollerer, at de personoplysninger, som vi behandler, ikke er urigtige eller vildledende, og vi sørger for at opdatere personoplysninger løbende.

I nogle tilfælde kan vi have brug for at indhente og sammenstille personoplysninger fra tredjepart, eksempelvis offentlige myndigheder og private aktører. I så fald oplyser vi herom og indhenter samtykke hertil, medmindre de registrerede personer allerede er bekendt med indsamlingen og behandlingen, eller de registrerede personers interesse i at blive orienteret herom må vige for afgørende hensyn til offentlige eller private interesser, eller der er tale om håndhævelse af civilretlige krav o. lign.

Vi har gennemført tekniske og organisatoriske foranstaltninger vedrørende fortrolighed og informationssikkerhed, der beskytter de indsamlede personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt, ændret, uautoriseret offentliggjort, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Dette omfatter bl.a., at adgang til personoplysninger fysisk og systemmæssigt begrænses til de medarbejdere, som har et arbejdsrelateret behov for adgang hertil, og som har modtaget undervisning og instruktion i behandling af personoplysninger og er underlagt fortrolighed. Personoplysninger i fysisk form eller på bærbare datamedier opbevares aflåst, når de ikke er i brug, mens personoplysninger i digital form er beskyttet af adgangskontrol, personlige adgangskoder, backup-system samt opdaterede firewalls og antivirusbeskyttelse.  Vi har også proces for håndtering af eventuelle sikkerhedsbrud og underretning herom til vores kunder, de registrerede personer og Datatilsynet.

Hvis vi videregiver personoplysninger til kunder, samarbejdspartnere og andre, oplyser vi herom og indhenter eventuelt pligtigt samtykke hertil fra. Vores databehandlere skal overholde vores sikkerhedskrav, og de må ikke bruge personoplysninger, som de modtager fra os til andre formål. I det omfang vi anvender andre virksomheder til behandling af personoplysninger, indgår vi databehandleraftaler, som nærmere regulerer virksomhedens behandling af personoplysninger på vores vegne.

Vi overfører ikke personoplysninger til behandling uden for EU og EØS eller til en international organisation, medmindre der foreligger et lovligt overførselsgrundlag, og i så fald vil der ske orientering herom forinden overførslen.

Såfremt vi får behov for at anvende personoplysninger til et andet formål end det, som personoplysningerne oprindeligt er indsamlet til, oplyser vi de registrerede personer herom og indhenter eventuelt pligtigt samtykke. Vi vurderer i denne sammenhæng også, om brugen af personoplysningerne til det nye formål kan have negative konsekvenser for de registrerede personer.

Vi sletter personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til indsamlingen og behandlingen af de pågældende personoplysninger. Opbevaringsperioden kan derfor variere afhængig af det pågældende formål, og kriterierne for sletning omfatter bl.a., hvor længe vi skal bruge de personlige oplysninger for at opfylde de kontraktmæssige forpligtelser, og om vi er underlagt en forpligtelse til at opbevare oplysningerne i en vis periode i henhold til dansk ret. Vi kan også lade personoplysninger indgå i vores sædvanlige backup-procedure.

For nærmere oplysning om reglerne for behandling af personoplysninger kan vi henvise til den danske persondatalovgivning samt Datatilsynets hjemmeside.

De registrerede personers rettigheder

Når vi behandler personoplysninger om registrerede personer, har de registrerede personer en række rettigheder i henhold til den danske persondatalovgivning og vi fortæller dig her om dine rettigheder, hvis vi behandler personoplysninger om dig. 

Du kan sende anmodning om en af dine rettigheder til persondata@jorck.dk. I forbindelse med fremsendelse af anmodning skal du oplyse dit fulde navn samt din relation til Jorcks Ejendomsselskab. 

Når vi har modtaget din anmodning, undersøger vi, om vi kan identificere dig, og om betingelserne for rettigheden er opfyldt. I bekræftende fald sørger vi for, at rettigheden bliver opfyldt. 

Som udgangspunkt kan du frit og gratis benytte dig af dine rettigheder. Ved anmodninger, som er åbenbart grundløse eller overdrevne, kan vi enten opkræve et gebyr for at give oplysninger eller træffe den ønskede foranstaltning eller afvise at efterkomme anmodningen. Udøvelsen af dine rettigheder må heller ikke krænke andres rettigheder og frihedsrettigheder, og vi kan derfor nægte at opfylde dine rettigheder helt eller delvist, hvis der vil være tale herom.

Ret til at trække samtykke tilbage
Du har ret til at trække dit samtykke tilbage, hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke hertil. Vi vil i så fald slette dine personoplysninger, hvis der ikke er et andet retsgrundlag for behandlingen, se også Ret til sletning. Tilbagetrækning af samtykke vil dog ikke berøre lovligheden af den behandling, som vi allerede har foretaget på baggrund af samtykket. 

Indsigtsret
Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, formålet med behandlingen, modtagere eller kategorier af modtagere, som personoplysninger er eller vil blive videregivet til, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, eller hvis dette ikke er muligt, de kriterier, der anvendes til fastlæggelsen af dette tidsrum, hvor vi indsamlet personoplysningerne fra, hvis de ikke er indsamlet fra dig, oplysning om automatiske afgørelser, hvis vi anvender sådanne, samt oplysning om overførelse til behandling uden for EU eller EØS og om de fornødne garantier i forbindelse med en sådan overførelse. 

Ret til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige personoplysninger rettet eller suppleret hos os. I så fald skal du henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de skal berigtiges. 

Ret til sletning
Du har ret til at kræve dine personoplysninger slettet hos os, hvis personoplysningerne ikke længere er nødvendige til at opfylde det formål, som de er indsamlet til, hvis vores behandling af personoplysningerne er baseret på dit samtykke, og du trækker samtykket tilbage, og der ikke er et andet retsgrundlag for behandlingen, hvis du gør berettiget indsigelse mod en behandling i samfundets eller andres interesser, hvis behandling sker med henblik på direkte markedsføring, hvis der er tale om en ulovlig behandling, eller hvis sletning følger af dansk ret. Du har dog ikke ret til at kræve personoplysninger slettet hos os, hvis behandling af personoplysningerne er nødvendige for at opfylde en kontrakt, som du er part i, for at udøve retten til ytrings- og informationsfrihed, for at overholde en retlig forpligtelse, som vi er underlagt i henhold til dansk ret, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. 

Ret til begrænsning af behandling
Du har ret til at få vores behandling af dine personoplysninger begrænset, hvis du bestrider rigtigheden af personoplysningerne, indtil at vi har fastslået, om personoplysningerne er korrekte, hvis behandlingen er ulovlig, men du i stedet for sletning ønsker at anvendelsen af personoplysningerne begrænses, hvis vi ikke længere har brug for personoplysningerne til behandlingen, men personoplysningerne er nødvendige for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller hvis du har gjort indsigelse mod en behandling i samfundets eller andres interesser, indtil det er fastslået, at de pågældende interesser går forud for dine interesser. I forbindelse med en begrænsning af behandling af personoplysninger, må vi kun behandle personoplysningerne, bortset fra opbevaring, med dit samtykke eller med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en anden fysisk eller juridisk person eller af hensyn til vigtige samfundsinteresser.

Ret til underretning
Du har ret til at få oplysning om alle modtagere, som vi har videregivet eller delt dine personoplysninger med, og at de pågældende modtagere underrettes om en berigtigelse, sletning eller begrænsning af dine personoplysninger, medmindre dette er umuligt eller uforholdsmæssigt vanskeligt. 

Ret til dataportabilitet
Du har ret til i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format at modtage de personoplysninger om dig, som du har givet til os, og du har ret til at transmittere disse oplysninger til en anden dataansvarlig, når behandlingen er baseret på et samtykke eller på en kontrakt, og behandlingen foretages automatisk. Hvis det er teknisk muligt, har du også ret til at kræve, at vi transmitterer personoplysningerne direkte til den anden dataansvarlige.

Ret til indsigelse
Du har ret til at gøre indsigelse mod en behandling af dine personoplysninger i samfundets eller andres interesser, og personoplysningerne må herefter ikke længere behandles, medmindre vi kan påvise vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Du har endvidere til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod en behandling af dine personoplysninger med henblik på direkte markedsføring, og personoplysningerne må herefter ikke længere behandles til dette formål.

Ret til ikke at være genstand for en automatisk behandling
Du har ret til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering, som har retsvirkning eller på tilsvarende vis betydeligt påvirker dig. Dette gælder dog ikke, hvis afgørelsen er nødvendig for indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt, som du er part i, hvis afgørelsen er baseret på dit samtykke, eller hvis afgørelsen er hjemlet i dansk ret. 

Ret til underretning ved sikkerhedsbrud
Du har ret til at blive underrettet, hvis vi har et brud på vores persondatasikkerhed, som vil indebære en høj risiko for dine rettigheder og frihedsrettigheder. Denne ret gælder dog ikke, hvis vi har anvendt passende tekniske og organisatoriske beskyttelsesforanstaltninger på de personoplysninger, som er berørt af bruddet, eksempelvis foranstaltninger, der gør dine personoplysninger uforståelige for enhver, der ikke har autoriseret adgang hertil, hvis vi har gennemført efterfølgende foranstaltninger, der sikrer, at den høje risiko for dine rettigheder og frihedsrettigheder sandsynligvis ikke længere er reel, eller hvis direkte underretning til dig vil kræve en uforholdsmæssig indsats. I sidstnævnte fald skal der dog i stedet foretages en offentlig meddelelse eller tilsvarende foranstaltning, hvorved du underrettes på en tilsvarende effektiv måde.

Ret til at klage over behandling af dine personoplysninger
Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du mener, at vores behandling af dine personoplysninger overtræder den danske persondatalovgivning. 

Klage skal i så fald sendes til:

Datatilsynet
Borgergade 28
1300 København K.

Vi vil påskønne at modtage en kopi af klagen i forbindelse med fremsendelsen til Datatilsynet, så vi kan tage stilling hertil.

Den hurtige udvikling vedrørende brugen af personoplysninger betyder, at ændringer i vores behandling af personoplysninger kan blive nødvendige. Vi forbeholder os derfor ret til at ændre nærværende politik.